14. Juni 2024

Nutzung der e-BEM-Akte im betrieblichen Eingliederungsmanagement

Weg von Papierakten, hin zu einer effektiveren Arbeitsweise: In einer Zeit, in der die Technologie unaufhaltsam voranschreitet, Digitalisierung zu unserem Alltag wird und Laptops/Smartphones etc. nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken sind, ist es notwendig, auch die Arbeitsweisen in Unternehmen anzupassen.

Eine der bedeutendsten Veränderungen betrifft den Umgang mit Dokumenten und Akten. Wo einst Papierakten den Arbeitsalltag bestimmten, setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Lösungen, um effektiver und nachhaltiger zu arbeiten und Prozesse zu optimieren. Auch im betrieblichen Eingliederungsmanagement macht dieser Trend keinen Halt: Die digitale BEM-Akte findet Einzug in deutsche Unternehmen.

Was ist eine e-BEM-Akte genau und welche Vorteile aber ggf. auch Nachteile bringt sie mit sich?

PAPIERAKTEN SIND VERALTET

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein wichtiger Bestandteil des Gesundheitsmanagements in Unternehmen. Es dient dazu, Mitarbeiter:innen nach längerer Krankheit oder wiederkehrenden Arbeitsunfähigkeitszeiten erfolgreich in den Arbeitsprozess zu integrieren. Hierbei werden individuelle Maßnahmen erarbeitet, um die Arbeitsfähigkeit der betroffenen Mitarbeitenden wiederherzustellen und zu erhalten.

Eine effiziente Verwaltung und Dokumentation der Maßnahmen ist dabei essenziell, um den Erfolg des BEM zu gewährleisten. Traditionell wurden in den Unternehmen BEM-Akten in Papierform geführt, was jedoch einige Nachteile mit sich bringt:

Papierakten sind anfällig für Beschädigungen,
sie können leicht verloren gehen,
sind nur schwer zugänglich für Mitarbeiter:innen, die nicht vor Ort sind,
dagegen leicht zugänglich/schwer zu sichern gegen das Einsehen Dritter/Unbefugter,
und zudem gestaltet sich die Suche nach spezifischen Informationen in Papierakten oft mühsam und zeitaufwendig

Wichtiger Bestandteil des Gesundheitsmanagements: Die BEM-Akte

Daher liegt es auf der Hand, dem Trend zu folgen und elektronische BEM-Akten anzulegen!

DIE ZUKUNFT: DIE DIGITALE BEM-AKTE

Auch elektronische BEM-Akten haben ihre Herausforderungen:

Die Einführung erfordert eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeitenden, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
Zudem müssen Datenschutzrichtlinien eingehalten und Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um sensible Daten zu schützen.

Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile e-BEM-Akten deutlich, denn:

Durch den Einsatz von spezieller Software können alle relevanten Informationen digital erfasst, verwaltet und ausgetauscht werden.
Mitarbeiter:innen haben jederzeit und von überall her Zugriff auf die Daten, was die Zusammenarbeit erleichtert und flexibler gestaltet.
Zudem können elektronische BEM-Akten durch Sicherheitsvorkehrungen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, was die Vertraulichkeit sensibler Daten gewährleistet.
Durch eine Such- und Filterfunktion ist es ggf. einfacher, Informationen aus der digitalen BEM-Akte zu entnehmen.
Integrierte Analysetools in der e-BEM-Akte ermöglichen eine Auswertung der Daten, um Trends zu erkennen und die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen zu überprüfen. Dadurch können Unternehmen ihr betriebliches Eingliederungsmanagement kontinuierlich verbessern und individuell auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen anpassen.

DIE ELEKTRONISCHE BEM-AKTE ALS INVESTITION IN DIE ZUKUNFT

Unternehmen, die den Schritt von Papierakten hin zu elektronischen Lösungen wagen, investieren nicht nur in die Zukunft ihrer Arbeitsprozesse, sondern auch in die Gesundheit und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter:innen. Die Effizienzsteigerung und verbesserte Zugänglichkeit von Daten mithilfe der e-BEM-Akte tragen dazu bei, das betriebliche Eingliederungsmanagement erfolgreicher zu gestalten und letztendlich die Produktivität des Betriebes zu steigern.

Setzen Sie auf Effizienz: Nutzen Sie e-BEM-Akten von Geiht Good!

DIE E-BEM-AKTEN VON GEIHT GOOD FÜR IHREN BETRIEB!

Als externe BEM-Beauftragte biete ich meinen Kund*innen die Nutzung digitaler BEM-Akten im Zusammenhang mit der Beauftragung an. Vorteile für Sie:

Effizienzsteigerung der BEM-Verfahren: Alle relevanten Informationen können zentral und strukturiert gespeichert werden. Die e-BEM-Akte bietet passgenaue Zugriffsrechte für das jeweilige BEM-Team pro Fall.
Transparente Dokumentation: Jeder Schritt im Rahmen des BEM kann in der elektronischen BEM-Akte präzise dokumentiert werden. Dies schafft Transparenz für alle am Prozess beteiligten Personen und unterstützt eine lückenlose Nachverfolgung der Maßnahmen.
Datenschutz und Sicherheit: SANEWARE ist ein in Osnabrück ansässiges Unternehmen und seine BEM-Software DSGVO-konform. Durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselungstechnologien werden sensible Informationen optimal geschützt. Die e-BEM-Akte wird nach Beendigung nach drei Jahre gelöscht, wie es die DSGVO vorsieht.
Flexibilität und Mobilität: Die BEM-Berechtigten können jederzeit und von überall auf die digitale BEM-Akte zugreifen, was insbesondere in Zeiten von Remote-Arbeit oder flexiblen Arbeitsmodellen von großem Vorteil ist. Auch im BEM-Gespräch sind stets alle Informationen verfügbar und die Akte kann weder vergessen werden noch verloren gehen. Dies ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen allen BEM-Beteiligten.

Interesse, die elektronische BEM-Akte auch in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Lassen Sie uns zusammenarbeiten!

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Nutzen und Vorteile Ihrer digitalen BEM Akte (Saneware)

Schlinkheider, F. (2018). So nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung für Ihr Betriebliches Eingliederungsmanagement. In: Matusiewicz, D., Kaiser, L. (eds) Digitales Betriebliches Gesundheitsmanagement. FOM-Edition. Springer Gabler, Wiesbaden.